CoprohNíjar apuesta por la tecnología RICOH y la gestión documental inteligente de IARCHIVA. En CoprohNíjar éramos conscientes de la gran cantidad de documentación que se genera, del tiempo empleado en su tratamiento y lo tedioso del análisis de los datos o la información que contienen.
La Gestión Documental forma parte del día a día y en consecuencia debíamos afrontar una solución que nos proyectara hacia un escenario de mayor eficiencia. En muchas ocasiones ocurre, que se pierden determinados documentos, o que permanecen los que están obsoletos, sin saber si han sido revisados y/o actualizados, o quién ha sido el responsable de hacerlo. Es decir, cuando se afronta la gestión documental, la incertidumbre de la fiabilidad de la información que se maneja es más que evidente.
Este paso para conseguir integrar tecnología y metodología en los procesos, entendíamos que teníamos que hacerlo de la mano de una empresa con experiencia, además con un producto que nos proporcionara la calidad y seguridad que precisamos. En este escenario barajamos varias opciones hasta decidir por unanimidad que nuestra apuesta segura era con la empresa FIDEL JIMENEZ CABET S.L., una empresa almeriense con 30 años de experiencia con las empresas almerienses y nos propuso la mejora tecnológica implantando la tecnología RICOH y la gestión documental con IARCHIVA.
Actualización del parque de multifuncionales a equipos RICOH 100 %.
En cuanto a Ricoh, nos realizaron un estudio personalizado, un OCS a través del cual consiguieron detectar todos y cada uno de los pormenores de los procesos que nuestra empresa llevaba a cabo en la gestión de la impresión.
El estudio nos permitió renovar el parque tecnológico implantando equipos Ricoh de última generación que además de la seguridad y fiabilidad propia de esta marca, número uno en el mundo, nos permitía adaptar otros procesos tecnológicos a través de las Apps que en definitiva han permitido mejorar la impresión de todos nuestros departamentos a la par de aumentar la seguridad y eficiencia, sin olvidar por supuesto la mejora económica que hemos tenido.
Mejor tecnología es igual a mayor rendimiento y menos costo, una decisión que nos ha aportado grandes y buenas consecuencias.
Más de 40 equipos Ricoh, nos ofrecen:
- Soluciones de calidad en la impresión
- Seguridad en el uso
- Precio único para todas las impresiones
- Una sola factura
- Lecturas de forma remota sin preocupaciones ni pérdidas de tiempo
- Nuevos software en los equipos multifuncionales
- Pantallas interactivas ( smart operation panel)
- Servicio técnico rápido y eficiente
- Stock de seguridad en consumibles y piezas de recambios
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Terminado el proceso de integración de la tecnología RICOH, era el momento de acometer la implantación de la gestión documental, utilizando para ello el ERP – software y metodología de trabajo que nos ofrece FIDEL JIMÉNEZ con su IARCHIVA.
Gestión documental eficaz nos permite una reducción de costes y mejoras operativas.
Nosotros optamos por soluciones que permitan una gestión más eficiente, sin necesidad de utilizar papel y que agilice y automatice sus procesos.
Implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil, pues IARCHVA ofrece una serie de claves que nos permite llegar más lejos incluso de lo que inicialmente proponíamos. Significativo es que cuando consigue más de lo que espera, la satisfacción es la palabra clave.
Comenzamos por digitalizar documentos en papel
El primer paso hacia la mejora de la gestión documental, pasa por la digitalización de toda la documentación que tenemos en papel.
Transformar la información en papel a formato electrónico, mejora notablemente la ineficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es fácilmente recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.
Centralización del contenido corporativo
Es preferible establecer un repositorio donde centralizar toda la documentación de la organización. Ubicarla en un mismo punto, unifica la gestión documental, lo que evita la duplicidad de documentos, e incrementa la accesibilidad de los mismos. El acceso rápido a la información, mejora el proceso de toma de decisiones.
Clasificación
Categorizar la documentación generada por el sistema hace que la búsqueda sea aún más eficiente. Al identificar los procesos clave, comprenderemos su estructura, lo que nos dará una base para realizar esta clasificación.
Optimizamos el tiempo
Estandarizamos y creamos modelos de documento, simplificando su elaboración. Lo que nos ha supuesto un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental.
Establecer autorizaciones de acceso
Asignamos un control para que la gestión documental sea realmente eficaz. no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son sólo para consulta, o que sólo pueden ser editados por los responsables correspondientes.
Asignar controles de acceso, nos aseguró en gran medida la seguridad de la gestión documental, evitando la pérdida de documentos, o modificaciones no autorizadas.
Incentivamos la colaboración
Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo documento. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación de responsabilidades.
Con IARCHIVA hemos conseguido que la gestión documental pasa de tediosa a prácticamente automática debido a:
- Establecimiento de niveles de permisos.
- Fácil localización de documentos, con opción de búsqueda avanzada.
- Control de versiones.
- Acceso multi-dispositivo y desde cualquier localización.
- Centralización de la documentación.
- Personalización de la estructura documental.
- Creación de nuevos documentos y modelos.
- Facilidad de uso.
- Establecimiento de flujos de trabajo(revisión, aprobación y gestión de documentos).
Haciendo una reflexión personal sobre los motivos para mejorar nuestra empresa con la optimización de la gestión de los procesos de mis documentos físicos y electrónicos, hemos encontrado las siguientes razones:
1 – Puedo conseguir reducir los costes documentales de mi empresa entre un 20% y un 40%, ya que dispondré de tecnología más barata para poder realizar las mismas tareas, pero con menor coste económico.
2 – Incremento y mejoro la relación y la imagen con mis clientes, ya que con estas soluciones puedo automatizar y garantizar la entrega de la información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.
3 – Aumento la eficacia de mi personal ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.
4 – La productividad de mi empresa se ve incrementada al menos en un % importante, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.
5 – estamos reduciendo el espacio al almacenamiento de documentos
6- Sabemos exactamente dónde está la información. Nos proporciona una mayor productividad en todos los departamentos. Ahorramos muchas horas laborales.
7 – Seguridad y localización de documentos y evitar la pérdida de documentos y sus consecuencias.
Para nosotros estas son razones más que suficientes para confirmar que la decisión de la implantación de la gestión documental en Coprohnijar ha sido un éxito.
Y lo más importante esto no ha hecho nada más que comenzar, estamos inmersos en unos procesos continuos de mejoras con IARCHIVA para proporcionar adaptaciones y soluciones específicas en áreas concretas.
Hemos implantado un proyecto 360º aunando software, metodología y equipos tecnológicos, y nos han aportado una mejora específica en proveedores, clientes, expedientes, tramites y documentación diversa de agricultores, agilización y automatización de todos los procesos en el departamento de recursos humanos, implantación de firma biométrica con una efectividad del 100 %, reconocimiento de escritura manuscrita con el IQR, workflow.
Procesos complicados los hemos convertido en livianos, auditorias interminables en procesos rápidos y simples.
Nos ha permitido la automatización de los procesos relativos a la gestión de la documentación de las empresas y sus contenidos. De manera automática, clasificando, relacionando, etiquetando e indexando cualquier documento.
Un gestor que trabaja sin plantillas, es más fácil de manejar por el cliente, totalmente trasparente.
Además con la particularidad que la propuesta inicial que nos mostraron en cuanto a rentabilidad se ha cumplido, puesto hemos obtenido un ROI, en pocos meses, puesto que nuestra inversión se ha amortizado, liberando a nuestro personal de tareas tediosas.
