04 / Estrategias para convertise en un negocio ágil.

06 / Su plataforma para la productividad.

08 / Soluciones para su departamento.

10 / Tecnología de nube moderna.

12 / Integración, seguridad y cumplimiento.

14 / Historia de éxito con los clientes.

La transformación digital está cambiándolo todo

Enviamos correos electrónicos en lugar de cartas, reservamos nuestras vacaciones en línea y almacenamos fotos en la nube… todo ello mientras reproducimos nuestras canciones favoritas en streaming.

Las videollamadas han sustituido a las reuniones in situ, su taxi llega a través de una aplicación y casi todos los alimentos se pueden recibir en cuestión de minutos. Todo es digital.

La digitalización está dando forma a nuestra forma de trabajar, y está acelerando nuestras vidas en el siglo XXI. Está alterando los modelos
tradicionales a la vez que crea nuevas experiencias de cliente y revoluciona la forma en la que hacemos negocios.

Todos los sectores empiezan a tomar nota de las oportunidades emergentes gracias a la transformación digital. Pero no siempre es obvio cómo comenzar. Aquí es donde DocuWare puede ayudarle

Todo empieza con la gestión de documentos y la automatización de los flujos de trabajo

¿Cómo se ve la realidad en la mayoría de las oficinas de hoy en día?

Los empleados están sobrecargados de tareas. Hay demasiado papel. La seguridad, la privacidad de datos y el cumplimiento están permanentemente en juego. La información para la toma de decisiones no es rápida o fácilmente accesible. El servicio de atención al cliente sufre.

La innovación no tiene cabida. Para mantenerse al día con el mundo moderno, los equipos requieren procesos realmente optimizados. La gestión de documentos y la automatización de flujos de trabajo son pasos sencillos, visibles y coherentes para impulsar a su organización, ya sea un departamento pequeño o toda una empresa, hacia la transformación digital.

La tecnología de nube escalable, la información siempre disponible y el flujo de trabajo digital son parte de la planificación que las empresas
productivas siguen para maximizar el crecimiento de los ingresos, desarrollar las habilidades de sus empleados y garantizar un negocio listo para el futuro.

Estrategias para convertirse en un negocio ágil

    • A medida que su organización
      adopta la transformación digital,
      existen estrategias prácticas
      que aceleran su evolución. 
  •  
    • Dejar el papel a un lado es
      un comienzo, pero la adopción
      de la automatización,
      la movilidad y el cumplimiento
      ofrece verdadera flexibilidad. 
  •  
    • Y la tecnología que proporciona
      la nube desbloquea capacidades
      completamente nuevas para
      su información comercial.

Adiós al papel

Su primer paso como organización digital.

El papel ralentiza el trabajo, se pierde fácilmente y puede resultar en un gasto mayor en las cuentas. ¿Alguna vez ha calculado cuánto tiempo
y dinero se gasta en copias, impresiones, archivadores, etc.; sin mencionar las búsquedas poco productivas?

Las organizaciones modernas eliminan los archivos físicos y los procesos basados en papel para ahorrar tiempo y dinero, — y para proteger el valioso conocimiento corporativo. La gestión de documentos digitales mantiene sus datos de forma estructurada y segura.

Cuando la información digitalizada se proporciona de forma rápida y precisa, usted y su equipo pueden trabajar con la máxima eficiencia.

Procesos automatizados

El tiempo mejor utilizado beneficia a todos.

Las tediosas y rutinarias tareas como la introducción y comparación de datos, el intercambio de información y la corrección de errores consumen
recursos valiosos que podrían ser mejor utilizados por sus equipos de ventas, contabilidad y recursos humanos.

Existe un enorme potencial en la automatización de tareas. Los procesos como el procesamiento de facturas, la incorporación de empleados y la
administración de contratos requieren numerosos pasos y puntos de decisión que se pueden digitalizar y automatizar. Los empleados se centran ennla toma de decisiones, no en gestionar papeles.

Libere a sus empleados del trabajo manual frustrante y que consume demasiado tiempo, y ayúdeles a optimizar su talento, experiencia y
habilidades de servicio al cliente.

Empleados móviles
Información más allá de las paredes de la oficina.

Ya sea en una oficina en casa o en un aeropuerto: el lugar de trabajo moderno es móvil. El trabajo ahora se lleva a cabo fuera de las paredes de una oficina tradicional. Los negocios digitales ágiles prosperan con los equipos de trabajo móviles flexibles, e incorporan el modelo de productividad de “en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo”.

Empezar, avanzar y completar flujos de trabajo directamente desde un dispositivo móvil mantiene el flujo de información fluido. El acceso a información clave sobre ventas, marketing o finanzas cuando sea necesario garantiza la confianza con los clientes, socios y posibles clientes.

Cumplimiento estratégico
El cumplimiento de las normativas es solo el comienzo

Desde la correcta gestión de los documentos relacionados con impuestos hasta la protección de documentos confidenciales del personal, los requisitos de cumplimiento plantean desafíos importantes para la administración y los empleados.

Las normativas como HIPAA, GDPR o Sarbanes-Oxley, así como las políticas internas no deberían ralentizar su rendimiento. De hecho, la gestión estratégica de la información que surge a partir del cumplimiento de estas normativas fortalece su competitividad.

Úselas para obtener una ventaja competitiva. Refuerce la seguridad, la transparencia y la protección de datos para que todos se beneficien; su equipo, su organización y sus clientes.

La flexibilidad de la nube
La clave para la transformación digital

Durante décadas, la tecnología de la información de las empresas se  proporcionaba a través de complicados sistemas in situ. La instalación
de software, la gestión de las actualizaciones del sistema y el archivado seguro de datos eran costosos y requerían mucho tiempo.

El software que proporciona la nube cambia el juego por completo. Los líderes empresariales ahora cuentan con un medio completamente
nuevo para acceder a soluciones sofisticadas y asequibles. Nunca ha sido más fácil equipar a los empleados con herramientas altamente utilizables, integrar sistemas y ampliar el almacenamiento a medida que crece su negocio.

Su plataforma para la productividad

    • El éxito en la digitalización depende de la coordinación y fluidez de la información entre compañeros, equipos y organización.
    • DocuWare es una plataforma de gestión de documentos y automatización de flujos de trabajo que le permite capturar, procesar y usar la información de su empresa. Aumente su productividad, proteja su información y adopte la transformación digital con confianza.

DocuWare ofrece herramientas integrales para conectar información, procesos y decisiones. El empleado puede pasar de actividades manuales rutinarias a tareas más innovadoras y basadas en el conocimiento.

Captura y entrada de contenido
Inteligencia de procesos y flujo de trabajo
Visión del contenido y toma de decisiones
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Gracias a DocuWare, ahora contamos con un flujo de trabajo completamente digital para nuestros documentos. Esto crea transparencia y ofrece a nuestros clientes y empleados opciones de búsqueda integrales a las que pueden acceder desde cualquier lugar. La integración fácil y flexible de DocuWare en nuestras aplicaciones comerciales fue clave para nosotros. Nuestros procesos operativos empresariales ahora son más rápidos, más seguros y más cercanos a nuestros clientes”.
Dr. Frank A. Trotz
PRESIDENTE, LEVERDY GMBH & CO.KG

Con DocuWare, puede:

Capturar y organizar la información
Mantenga documentos seguros y accesibles

Reúna documentos escaneados, archivos creados en cualquier programa, correos electrónicos y sus archivos adjuntos, datos capturados en línea y documentos capturados a través de dispositivos
móviles. Archívelo todo en un repositorio digital seguro y con capacidad de búsqueda.

Cualquier documento comercial es bienvenido: facturas y notas de entrega, currículos y nóminas, o planes relacionados con proyectos o informes de registros. La indexación automatizada identifica la información clave para la organización y recuperación ultraeficientes, permitiendo que su equipo encuentre información, la use y la archive de forma segura.

Gestionar flujos y automatizar procesos
Mantenga los procesos funcionando con fluidez

Simplifique y acelere las tareas relacionadas con documentos con la ayuda del flujo de trabajo automatizado. Determine los pasos del proceso, adáptelos fácilmente a los requisitos cambiantes y reaccione inmediatamente a las excepciones. Los documentos entrantes o un cambio de estado activan de inmediato los pasos del proceso, y estos eventos se vinculan en flujos de trabajo digitales rápidos. La transparencia permite a la dirección supervisar el progreso.

Por ejemplo, una factura recién digitalizada se enruta instantáneamente para su aprobación y una vez aprobada se reserva y prepara para el
pago. Una comparación automática de datos con el ERP completa la indexación. Sin introducción manual de datos, sin búsquedas, sin esperas.

Recuperar información y tomar decisiones
Use la información tal y como se pretendía

Proporcione a su equipo la capacidad para tomar decisiones más rápidas y más informadas. Con DocuWare, toda la información sobre un
cliente, un proyecto o un proceso comercial está al alcance de la mano.

Acceda a su información al instante desde cualquier navegador o dispositivo móvil; vincule su contenido a los registros dentro de su ERP, CRM o HCM para proporcionar un contexto comercial adicional; compartir documentos dentro de un portal web o directamente con compañeros de trabajo. Las decisiones se toman en una variedad
de contextos, y DocuWare le garantiza que su información estará ahí donde ocurran.

Soluciones para su departamento

    • Vaya por delante gracias a la digitalización. Con nuestras soluciones, los equipos de cualquier departamento en cualquier sector pueden trabajar juntos de forma más estrecha y eficaz.
  •  
    • Utilice DocuWare en todo su negocio y combínelo con cualquier otra aplicación para automatizar las operaciones rutinarias, fusionar silos de información y acelerar la toma de decisiones.

>”A la hora de tomar decisiones comerciales, nuestro equipo de gestión necesita tener una visión clara de todos los datos financieros. DocuWare me da la certeza de que nuestros procesos financieros clave son rápidos y precisos.”

Contabilidad y finanzas

Procesos optimizados significan mejores resultados para todo el equipo de finanzas

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Director de finanzas

Optimice su departamento de contabilidad. Capture facturas sin demora, case automáticamente pedidos relacionados y disfrute de un proceso de aprobación sin problemas que le permitirá mantener el control a lo largo de todo el proceso.

Obtenga información en tiempo real sobre sus datos financieros mediante la integración de información de documentos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar y otros equipos directamente en su ERP. Simplifique la preparación para auditorías con documentos perfectamente estructurados y transacciones comerciales totalmente identificables.

●● La indexación rápida, precisa y basada en IA garantiza la integridad de los datos en todos los documentos capturados.

●● Integración ERP para comparación de datos y acceso directo a facturas.

●● Gestión de auditorías seguras y prevención de fraudes.

Ventas y servicio al cliente

Ventas dirigidas y el mejor servicio posible
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“A menudo tengo que integrarme rápidamente en los proyectos de los clientes y decidir sobre la marcha cómo proceder. Con DocuWare, estoy preparado para cualquier eventualidad y puedo proporcionar las respuestas adecuadas de inmediato”.

Ventas profesionales

Asegúrese de que todos los registros de los clientes y la información del producto estén disponibles en los dispositivos móviles de su equipo de ventas. Proporcione la información sobre contratos, correspondencia y cambios de estado con sus clientes y clientes potenciales.

Capacite a su personal de servicio para capturar datos de pedidos in situ y enviarlos automáticamente para su gestión. Ofrezca un excelente servicio de atención al cliente. Cuando todos trabajan con la misma información, las brechas de procesos desaparecen y nadie pierde el tiempo buscando.

●● Acceso seguro a la información de ventas, en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

●● Escaneo móvil y captura de datos a través del formulario web.

●● Proceso de pedidos automatizado.

Recursos humanos

Gestión simplificada y moderna de los empleados
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“Nuestros empleados se pueden hacer una idea sobre su entorno de trabajo desde el principio. DocuWare simplifica la contratación, la incorporación y la gestión del personal. Tengo más libertad a la hora de responder a preguntas y solicitudes individuales y personales”..

Profesional de Recursos humanos

Fortalezca su negocio a través de procesos automatizados de recursos humanos. Atraiga empleados cualificados más rápido y garantice un comienzo sin tropiezos.

Digitalice los archivos del personal con herramientas modernas para rellenar formularios, gestionar las ausencias y proteger a sus empleados con datos confidenciales garantizados.

●● Captura de datos y gestión de formularios sencillas.

●● Acceso más rápido y seguro a los archivos del personal a través de un dispositivo móvil o directamente desde su HCM.

●● Flujos de trabajo listos para la incorporación de nuevos empleados, solicitudes para vacaciones y mucho másado.

Tecnología en la nube moderna

    • La automatización de la
      oficina le da la libertad para centrarse en el crecimiento y la innovación. Esto se acelera aún más con la tecnología en la nube.
  •  
    • Aproveche las soluciones
      pensadas para el futuro que se adaptan a su crecimiento, protegen su información, se integran y proporcionan gran facilidad de uso a los empleados.

DocuWare Cloud

Funcionalidad completa, entregada como un servicio en la nube.

DocuWare Cloud proporciona todas las características y capacidades de una solución in situ tradicional pero con más flexibilidad financiera y de sistema.

Desarrollada sobre la infraestructura en la nube de Microsoft Azure, la potente arquitectura multiusuario de DocuWare Cloud garantiza la máxima seguridad y disponibilidad. Los datos se almacenan y se triplican con cifrado AES en los centros de datos de la UE o EE. Ya sea un equipo pequeño o una gran empresa: aproveche un modelo de licencia que se adapta a la organización y le permite ampliar el almacenamiento y los usuarios según sea necesario.

DocuWare Kinetic Solutions

Trabaje de forma productiva desde el primer día

La automatización de la oficina no tiene por qué ser un proyecto largo y difícil. La transformación de los procesos manuales al flujo de trabajo digital no tiene que requerir largos periodos de tiempo y conocimientos informáticos complejos.

De hecho, la productividad y la efectividad de muchos procesos departamentales pueden aumentar en cuestión de días, sin grandes inversiones. Hacemos esto posible a través de DocuWare Kinetic Solutions.

DocuWare fue fácil de implementar y muy fácil de empezar a usar. Parte de la razón por la que elegimos esta solución fueron las actualizaciones automáticas y la gran disponibilidad de la asistencia técnica de software.
Mona Dinnauer
RESPONSABLE DEL SERVICIO DE LABORATORIO, MERCY MEDICAL CENTER LABORATORY
Gestión de documentos y automatización
de flujos de trabajo de DocuWare

DocuWare Kinetic Solutions son entornos de soluciones preconfigurados y basados en la nube para procesos clave como la gestión de facturas y la incorporación de nuevos empleados. Funciones, flujos de trabajo, tipos de documentos y perfiles de seguridad, todo viene listo para sus entornos del mundo real.

●● Simplifique las barreras técnicas y financieras con un entorno de SaaS multiusuario seguro

●● Automatice las tareas recurrentes según las prácticas recomendadas obtenidas tras miles de implementaciones

●● Olvídese de la complicada y lenta fase de configuración y asignación de procesos

●● Modifique los perfiles de usuario, las estructuras de archivo, las tareas, los formularios y más para satisfacer con
precisión las necesidades de su equipo

●● Integre sus otros sistemas clave como ERP, CRM y HCM

Aprovechamos nuestros años de experiencia y miles de proyectos desarrollados para clientes, para ampliar continuamente nuestra cartera de soluciones basadas en prácticas recomendadas diseñadas especialmente para simplificar, asegurar y acelerar los principales desafíos relacionados con la gestión de documentos y flujos de trabajo.

Integración, seguridad y cumplimiento

    • La gestión de documentos y la automatización de flujos de trabajo son aún más potentes y beneficiosos
      cuando los documentos y la información comercial fluyen sin obstáculos entre aplicaciones.
  •  
    • Extienda este valor garantizando el cumplimiento de estándares normativos críticos y protegiendo la información de forma que solo las personas autorizadas puedan acceder a datos comerciales confidenciales.
Establecimiento de un flujo de información sin interrupciones

Para el archivado sincronizado, el flujo de trabajo de extremo a extremo y la toma de decisiones más inteligente, DocuWare se integra en casi cualquier aplicación comercial. La plataforma también se vincula con hardware tales como dispositivos multifunción para convertir documentos impresos en información útil e inteligente. Por ejemplo:

Correo eletrónico

Archive de forma segura los correos electrónicos directamente desde Microsoft Outlook.

Facturas

Vuelva a enviar los datos de facturación procesados a Sage, SAP u otros ERP

Contratos

Case contratos con registros dentro de Microsoft Dynamics u otro CRM

Colaboración

Amplíe las herramientas de colaboración como SharePoint con la gestión de documentos

RR.HH

Dirija los documentos a un registro de empleados seguro y centralizado

DocuWare ofrece opciones de integración extremadamente flexibles para ayudarle a conectar información y aplicaciones. Estas funcionan cuando  se comunica con servicios en la nube y con software instalado localmente. Puede incorporar fácilmente elementos como un campo de búsqueda o una lista de resultados añadiendo un enlace URL a su aplicación. DocuWare también ofrece módulos de conexión de alto rendimiento para SAP, Outlook o SharePoint.

Proteja la información de la empresa y cumpla con las normativas vigentes

Almacenamiento y procesos legalmente seguros

La digitalización con DocuWare significa trazabilidad y transparencia: el almacenamiento inmediato de documentos críticos para la empresa está garantizado. Obtenga un control total sobre las versiones de los documentos y los plazos. Protéjase contra el fraude a través de flujos de trabajo bien regulados. Y asegúrese de que los procesos nunca se retrasen o pierdan.

Protección contra el uso inadecuado de datos

El acceso a los documentos y la información de los flujos de trabajo en DocuWare se basa en un sofisticado sistema de derechos: usted controla exactamente qué usuarios pueden almacenar, recuperar, editar, exportar, cambiar y eliminar información. Incluso es posible cifrar datos especialmente sensibles de forma que ni siquiera un administrador del sistema pueda acceder a ellos.

Recuperación
de un desastre natural

Proteja sus documentos de pérdidas independientemente de lo que suceda en el mundo. Todos los niveles de DocuWare son seguros. Múltiples copias de seguridad redundantes garantizan la continuidad del negocio. Incluso en el peor de los casos, sus datos y documentos pueden ser restaurados.

Apoyo para el cumplimiento normativo total

DocuWare aporta claridad y continuidad a sus procesos comerciales y apoya plenamente sus esfuerzos para cumplir con las normas HIPAA, Sarbanes-Oxley, GDPR u otras normativas.

DocuWare nos ha aportado tranquilidad con respecto a la gestión y seguridad de nuestros documentos electrónicos, alertas e informes. Además, estamos muy contentos con la integración entre DocuWare y nuestros sistemas internos ya que nos permite compartir documentos de forma fácil y rápida sin duplicar la información.
Daniel Arzamendia
GERENTE DE OPERACIONES Y SISTEMAS, BACS ARGENTINA

El reglamento GDPR, o Reglamento general de protección de datos, es obligatorio para las empresas europeas y cualquier empresa que realice negocios en Europa o con clientes europeos. El reglamento otorga a los clientes poderes de portabilidad para controlar la transferencia de su propia información y establece importantes sanciones por incumplimiento.

La gestión documental y la automatización de flujos de trabajo desempeñan un papel clave en el cumplimiento del reglamento GDPR. Con DocuWare, su empresa obtiene la capacidad de localizar y acceder a datos personales almacenados y procesados con sus documentos; exportar, corregir y eliminar datos personales; y garantizar que los datos personales están protegidos y no se procesarán más.

Historias de éxito de los clientes

    • Responder más rápido. Aumentar los ingresos. Cumplir con las normativas.
  • Comprendemos los objetivos y las necesidades de las empresas modernas y sus empleados. Durante 30 años, hemos ayudado a miles de organizaciones a pasar de procesos manuales basados en papel a flujos de trabajo digitales automatizados.
  •  
    • DocuWare es usado por más de 18.000 organizaciones en 70 países y en 16 idiomas.

España / Producción

Maheso

Pensar con la cabeza fría

Para acelerar la liquidez, es preciso reducir el intervalo de tiempo entre la entrega de los productos al destinatario y la emisión de la factura. Maheso, especialista en productos congelados, ha mejorado significativamente su liquidez gracias a una solución de captura digital automatizada basada en el archivador DocuWare.

Hoy día, la solución de DocuWare nos ha ayudado a reducir casi a la mitad el tiempo que antes necesitábamos para registrar y comprobar el recibo de entrega hasta la emisión de la factura.
Emilio Mira
RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL, MAHESO – GEDESCO, S.A.

Alemania / Fabricante de alimentos

Haribo

Dulces flujos de trabajo sin papel

Los tediosos procesos comerciales que dependen de archivos y carpetas voluminosos son cosa del pasado en HARIBO. Esta empresa de larga trayectoria ubicada en Alemania depende de DocuWare para la casi inmediata recuperación de documentos.

Al recurrir a esta solución integrada de gestión de documentos, la empresa pudo racionalizar sus procesos y mejorar su servicio de atención al cliente en todo el mundo.

DocuWare es la piedra angular de nuestra estrategia de TI ya que nos ayuda a integrar aplicaciones de software de todas nuestras oficinas en todo el mundo, así como a reducir costes y simplificar las comunicaciones.
Rainer Heisel
DIRECTOR DE TI / ORGANIZACIÓN, HARIBO GMBH & CO. KG

España / Servicios

Gestoria Arenys

Clientes más satisfechos

En Arenys de Mar ya conocen a Manel Calvo y su gestoría desde hace muchos años. La empresa, fundada en 1996, lleva el mismo nombre de este pueblo situado en la comarca del Maresme, y ha optado desde el principio por la calidad y el servicio para diferenciarse de la competencia. Con el uso de un gestor documental, Gestoria Arenys ha podido acelerar los procesos internos de la organización, ahorrando todos los meses unas cinco jornadas de trabajo entre todos los empleados. Este tiempo se dedica hoy a brindar un mejor servicio al cliente.

Desde la fundación nuestro objetivo ha sido optimizar el servicio que prestamos a nuestros clientes. Con DocuWare hemos encontrado una herramienta válida para mejorar nuestros procesos internos y ser más eficientes. El hecho de que hoy nuestros clientes reciban un documento tramitado el mismo día, o incluso se puedan descargar un documento importante desde nuestra web, se ha hecho realidad gracias al uso del gestor documental.
Manel Calvo
GERENTE, GESTORIA ARENYS, S.L.

Colombia / Logística

TDM Transportes

Transporte digital de información

TDM Transportes S.A., una empresa colombiana de transporte por carretera, implementó DocuWare para mejorar el proceso de facturación. La empresa ha logrado amortizar la inversión en un año aproximadamente, ahorrando decenas de miles de dólares cada año. Reducirel tiempo de facturación ha mejorado el flujo de caja y el servicio al cliente, y permite a TDM cumplir con las leyes colombianas de conservación de registros.

Durante nuestro análisis de distintos sistemas de gestión de documentos, queríamos encontrar una solución que nos permitiese reducir nuestro tiempo de facturación a 4 días. Basándonos en este objetivo y en nuestro volumen diario de ventas, descubrimos que nuestro rendimiento de la inversión o ROI para DocuWare sería sólo de 14,8 meses. Ahora que el sistema se ha instalado y está en marcha sabemos que nuestro ROI será mejor que nuestra estimación inicial, y esto nos complace enormemente.
Héctor Dario Jaramillo Restrepo
DIRECTOR DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA, TDM TRANSPORTES S.A.

Alemania / Industria textil

Levi Strauss

Abiertos a la transformación

Muy pocas compañías han demostrado su instinto para captar tendencias de forma tan convincente como la inventora de los pantalones vaqueros, Levi Strauss. Para la empresa, la transformación
digital de los procesos empresariales con soluciones innovadoras de tecnología de la información representa un reto y una gran oportunidad al mismo tiempo. Con DocuWare Cloud, el grupo textil dispone de una plataforma con garantía de futuro para la gestión del contenido empresarial.

Gracias a la avanzada solución en la nube, combinada con equipos multifunción de alto rendimiento, estamos perfectamente preparados para afrontar el futuro. Estamos convencidos de que la creciente digitalización de los procesos empresariales nos ayudará a ahorrar mucho tiempo y, en definitiva, también dinero.
Ralf Mech
FACILITY & EHS MANAGER CENTRAL EUROPE, LEVI STRAUSS DEUTSCHLAND GMBH
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