Enviamos correos electrónicos en lugar de cartas, reservamos nuestras vacaciones en línea y almacenamos fotos en la nube… todo ello mientras reproducimos nuestras canciones favoritas en streaming.

Las videollamadas han sustituido a las reuniones in situ, su taxi llega a través de una aplicación y casi todos los alimentos se pueden recibir en cuestión de minutos. Todo es digital.

La digitalización está dando forma a nuestra forma de trabajar, y está acelerando nuestras vidas en el siglo XXI. Está alterando los modelos
tradicionales a la vez que crea nuevas experiencias de cliente y revoluciona la forma en la que hacemos negocios.

Todos los sectores empiezan a tomar nota de las oportunidades emergentes gracias a la transformación digital. Pero no siempre es obvio cómo comenzar. Aquí es donde DocuWare puede ayudarle

¿Cómo se ve la realidad en la mayoría de las oficinas de hoy en día?

Los empleados están sobrecargados de tareas. Hay demasiado papel. La seguridad, la privacidad de datos y el cumplimiento están permanentemente en juego. La información para la toma de decisiones no es rápida o fácilmente accesible. El servicio de atención al cliente sufre.

La innovación no tiene cabida. Para mantenerse al día con el mundo moderno, los equipos requieren procesos realmente optimizados. La gestión de documentos y la automatización de flujos de trabajo son pasos sencillos, visibles y coherentes para impulsar a su organización, ya sea un departamento pequeño o toda una empresa, hacia la transformación digital.

La tecnología de nube escalable, la información siempre disponible y el flujo de trabajo digital son parte de la planificación que las empresas
productivas siguen para maximizar el crecimiento de los ingresos, desarrollar las habilidades de sus empleados y garantizar un negocio listo para el futuro.

Ya sea en una oficina en casa o en un aeropuerto: el lugar de trabajo moderno es móvil. El trabajo ahora se lleva a cabo fuera de las paredes de una oficina tradicional. Los negocios digitales ágiles prosperan con los equipos de trabajo móviles flexibles, e incorporan el modelo de productividad de “en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo”.

Empezar, avanzar y completar flujos de trabajo directamente desde un dispositivo móvil mantiene el flujo de información fluido. El acceso a información clave sobre ventas, marketing o finanzas cuando sea necesario garantiza la confianza con los clientes, socios y posibles clientes.

Desde la correcta gestión de los documentos relacionados con impuestos hasta la protección de documentos confidenciales del personal, los requisitos de cumplimiento plantean desafíos importantes para la administración y los empleados.

Las normativas como HIPAA, GDPR o Sarbanes-Oxley, así como las políticas internas no deberían ralentizar su rendimiento. De hecho, la gestión estratégica de la información que surge a partir del cumplimiento de estas normativas fortalece su competitividad.

Úselas para obtener una ventaja competitiva. Refuerce la seguridad, la transparencia y la protección de datos para que todos se beneficien; su equipo, su organización y sus clientes.

Durante décadas, la tecnología de la información de las empresas se  proporcionaba a través de complicados sistemas in situ. La instalación
de software, la gestión de las actualizaciones del sistema y el archivado seguro de datos eran costosos y requerían mucho tiempo.

El software que proporciona la nube cambia el juego por completo. Los líderes empresariales ahora cuentan con un medio completamente
nuevo para acceder a soluciones sofisticadas y asequibles. Nunca ha sido más fácil equipar a los empleados con herramientas altamente utilizables, integrar sistemas y ampliar el almacenamiento a medida que crece su negocio.

Reúna documentos escaneados, archivos creados en cualquier programa, correos electrónicos y sus archivos adjuntos, datos capturados en línea y documentos capturados a través de dispositivos
móviles. Archívelo todo en un repositorio digital seguro y con capacidad de búsqueda.

Cualquier documento comercial es bienvenido: facturas y notas de entrega, currículos y nóminas, o planes relacionados con proyectos o informes de registros. La indexación automatizada identifica la información clave para la organización y recuperación ultraeficientes, permitiendo que su equipo encuentre información, la use y la archive de forma segura.

Simplifique y acelere las tareas relacionadas con documentos con la ayuda del flujo de trabajo automatizado. Determine los pasos del proceso, adáptelos fácilmente a los requisitos cambiantes y reaccione inmediatamente a las excepciones. Los documentos entrantes o un cambio de estado activan de inmediato los pasos del proceso, y estos eventos se vinculan en flujos de trabajo digitales rápidos. La transparencia permite a la dirección supervisar el progreso.

Por ejemplo, una factura recién digitalizada se enruta instantáneamente para su aprobación y una vez aprobada se reserva y prepara para el
pago. Una comparación automática de datos con el ERP completa la indexación. Sin introducción manual de datos, sin búsquedas, sin esperas.

Proporcione a su equipo la capacidad para tomar decisiones más rápidas y más informadas. Con DocuWare, toda la información sobre un
cliente, un proyecto o un proceso comercial está al alcance de la mano.

Acceda a su información al instante desde cualquier navegador o dispositivo móvil; vincule su contenido a los registros dentro de su ERP, CRM o HCM para proporcionar un contexto comercial adicional; compartir documentos dentro de un portal web o directamente con compañeros de trabajo. Las decisiones se toman en una variedad
de contextos, y DocuWare le garantiza que su información estará ahí donde ocurran.

Director de finanzas

Optimice su departamento de contabilidad. Capture facturas sin demora, case automáticamente pedidos relacionados y disfrute de un proceso de aprobación sin problemas que le permitirá mantener el control a lo largo de todo el proceso.

Obtenga información en tiempo real sobre sus datos financieros mediante la integración de información de documentos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar y otros equipos directamente en su ERP. Simplifique la preparación para auditorías con documentos perfectamente estructurados y transacciones comerciales totalmente identificables.

● La indexación rápida, precisa y basada en IA garantiza la integridad de los datos en todos los documentos capturados.

● Integración ERP para comparación de datos y acceso directo a facturas.

● Gestión de auditorías seguras y prevención de fraudes.

“A menudo tengo que integrarme rápidamente en los proyectos de los clientes y decidir sobre la marcha cómo proceder. Con DocuWare, estoy preparado para cualquier eventualidad y puedo proporcionar las respuestas adecuadas de inmediato”.

Ventas profesionales

Asegúrese de que todos los registros de los clientes y la información del producto estén disponibles en los dispositivos móviles de su equipo de ventas. Proporcione la información sobre contratos, correspondencia y cambios de estado con sus clientes y clientes potenciales.

Capacite a su personal de servicio para capturar datos de pedidos in situ y enviarlos automáticamente para su gestión. Ofrezca un excelente servicio de atención al cliente. Cuando todos trabajan con la misma información, las brechas de procesos desaparecen y nadie pierde el tiempo buscando.

●● Acceso seguro a la información de ventas, en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

●● Escaneo móvil y captura de datos a través del formulario web.

●● Proceso de pedidos automatizado.

“Nuestros empleados se pueden hacer una idea sobre su entorno de trabajo desde el principio. DocuWare simplifica la contratación, la incorporación y la gestión del personal. Tengo más libertad a la hora de responder a preguntas y solicitudes individuales y personales”..

Profesional de Recursos humanos

Fortalezca su negocio a través de procesos automatizados de recursos humanos. Atraiga empleados cualificados más rápido y garantice un comienzo sin tropiezos.

Digitalice los archivos del personal con herramientas modernas para rellenar formularios, gestionar las ausencias y proteger a sus empleados con datos confidenciales garantizados.

●● Captura de datos y gestión de formularios sencillas.

●● Acceso más rápido y seguro a los archivos del personal a través de un dispositivo móvil o directamente desde su HCM.

●● Flujos de trabajo listos para la incorporación de nuevos empleados, solicitudes para vacaciones y mucho másado.

DocuWare Cloud proporciona todas las características y capacidades de una solución in situ tradicional pero con más flexibilidad financiera y de sistema.

Desarrollada sobre la infraestructura en la nube de Microsoft Azure, la potente arquitectura multiusuario de DocuWare Cloud garantiza la máxima seguridad y disponibilidad. Los datos se almacenan y se triplican con cifrado AES en los centros de datos de la UE o EE. Ya sea un equipo pequeño o una gran empresa: aproveche un modelo de licencia que se adapta a la organización y le permite ampliar el almacenamiento y los usuarios según sea necesario.

Gestión de documentos y automatización
de flujos de trabajo de DocuWare

DocuWare Kinetic Solutions son entornos de soluciones preconfigurados y basados en la nube para procesos clave como la gestión de facturas y la incorporación de nuevos empleados. Funciones, flujos de trabajo, tipos de documentos y perfiles de seguridad, todo viene listo para sus entornos del mundo real.

● Simplifique las barreras técnicas y financieras con un entorno de SaaS multiusuario seguro

● Automatice las tareas recurrentes según las prácticas recomendadas obtenidas tras miles de implementaciones

● Olvídese de la complicada y lenta fase de configuración y asignación de procesos

● Modifique los perfiles de usuario, las estructuras de archivo, las tareas, los formularios y más para satisfacer con
precisión las necesidades de su equipo

● Integre sus otros sistemas clave como ERP, CRM y HCM

Aprovechamos nuestros años de experiencia y miles de proyectos desarrollados para clientes, para ampliar continuamente nuestra cartera de soluciones basadas en prácticas recomendadas diseñadas especialmente para simplificar, asegurar y acelerar los principales desafíos relacionados con la gestión de documentos y flujos de trabajo.

Para el archivado sincronizado, el flujo de trabajo de extremo a extremo y la toma de decisiones más inteligente, DocuWare se integra en casi cualquier aplicación comercial. La plataforma también se vincula con hardware tales como dispositivos multifunción para convertir documentos impresos en información útil e inteligente. Por ejemplo:

Muy pocas compañías han demostrado su instinto para captar tendencias de forma tan convincente como la inventora de los pantalones vaqueros, Levi Strauss. Para la empresa, la transformación digital de los procesos empresariales con soluciones innovadoras de tecnología de la información representa un reto y una gran oportunidad al mismo tiempo. Con DocuWare Cloud, el grupo textil dispone de una plataforma con garantía de futuro para la gestión del contenido empresarial.